❓Q&A Modul
Dillien sin Q&A-modul (utgitt 10. februar) er skreddersydd for effektiv kommunikasjon mellom partene i en transaksjon.
Generelt
Q&A-modulen er designet for å legge til rette for effektiv kommunikasjon ved å tilby distinkte funksjonaliteter for begge parter i en transaksjon. Spesifikt kan kjøpere publisere spørsmål, følge opp disse og berike den opprinnelige forespørselslisten med ytterligere forespørsler, mens selgeren er begrenset til kun å svare på eksisterende spørsmål og håndtere eventuelle tilleggsforespørsler.
Spørsmålstyper
I Dillien finnes det tre forskjellige spørsmålstyper: (I) spørsmål til fil, (II) spørsmål til løst forespørsel og (III) generelt spørsmål. Q&A-modulen vil vise alle spørsmål som er publisert i datarommet, uavhengig av spørsmålstype.
(I) Spørsmål til fil Spørsmål som er knyttet til en spesifikk fil kategoriseres som et spørsmål til fil. Kjøpersiden kan legge inn disse spørsmålene direkte via høyre-menyen mens de leser filer, eller ved å knytte et spørsmål til en fil i Q&A-modulen. Filspesifikke spørsmål inkluderer en forhåndsvisning av filen og en hyperkobling til plasseringen i mappestrukturen, slik at kilden til spørsmålet alltid er kun ett klikk unna.
(II) Spørsmål til løst forespørsel Hvis en forespørsel er løst med et tekstsvar eller merket som "N/A" (ikke relevant), har kjøperen fortsatt mulighet til å stille spørsmål vedrørende svaret/forklaringen gitt av selger. Disse spørsmålene kategoriseres som spørsmål til løste forespørsler. På samme måte som filspesifikke spørsmål kan disse legges inn direkte via høyre-menyen mens man ser på en løst forespørsel, eller ved å knytte et spørsmål til den spesifikke forespørselen i Q&A-modulen.
(III) Generelt spørsmål Alle andre spørsmål som ikke er rettet mot en spesifikk fil eller løst forespørsel kategoriseres som et generelle spørsmål. Disse er standardspørsmål uten spesifikke koblinger eller referanser til mappestrukturen i datarommet, og kan kun opprettes fra Q&A-modulen.
Spørsmålsstatus
For enklere oversikt over fremdrift og sikre at alle parter i transaksjonen er på samme linje, har vi introdusert spørsmålstatus. For øyeblikket kan et spørsmål ha én av to statuser: (I) åpen eller (II) lukket.
(I) Åpen Som standard tildeles alle publiserte spørsmål statusen "Åpen". Dette indikerer at spørsmålet fortsatt venter på et fullstendig svar og forblir åpent for svar og oppfølginger.
(II) Lukket Når statusen til et spørsmål endres til "Lukket", betyr det at spørsmålet er fullstendig besvart. Lukkede spørsmål kan filtreres ut for å gi en tydelig oversikt over spørsmålene som fortsatt krever oppmerksomhet. Brukere kan alltid gjenåpne et spørsmål for å publisere oppfølgingsspørsmål eller ytterligere svar. Når et spørsmål gjenåpnes, vil alle relevante brukere i svartråden bli varslet ut i fra dere notifikasjonsinnstillinger.
Svar og vedlegg
Den primære funksjonen til selgersiden i Q&A-modulen er å svare på spørsmål som er publisert av kjøpersiden. Dette kan enkelt gjøres ved å klikke et spørsmål for å åpne svartråden og deretter skrive et svar.
For å laste opp vedlegg til svaret ditt, kan du enkelt dra og slippe dokumenter inn i svarfeltet eller klikke på "Vedlegg"-knappen nederst til høyre. De valgte dokumentene vil bli vedlagt svaret ditt ved publisering.
I tillegg kan filinnstillinger, som nedlastingstillatelser og vannmerking, enkelt administreres når svaret opprettes. Disse innstillingene kan også endres senere under "Vedlegg"-fanen i høyre-side menyen i Q&A-modulen.
Sletting av spørsmål og svar
Både spørsmål og svar som publiseres kan slettes visuelt fra datarommet. Kjøpersiden kan slette sine spørsmål ved å høyreklikke eller klikke på de tre prikkene for alternativer ("⠸") på spørsmålet, og deretter bekrefte at man vil slette spørsmålet. Både kjøpersiden og selgersiden kan slette svar i svartråden på hvert spørsmål med samme fremgangsmåte.
Regler Spørsmål kan kun slettes før det er blitt publisert noe svar på spørsmålet.
Sporbarhet Selv om både spørsmål og svar kan slettes, vil dette kunne spores gjennom datarapporter for datarommet. Her vil det oppgis hvem som slettet, når det ble slettet, og innholdet som ble slettet. Visuelt i løsningen vil det også stå tydelig dersom et spørsmål eller svar er blitt slettet.
Ekstra forespørsler
Hvis kjøpersiden mener at viktige filer mangler i mappestrukturen, noe som hindrer dem i å gjennomføre sin due diligence fullt ut, kan de berike den opprinnelige forespørselslisten ved å sende inn ekstra forespørsler. I motsetning til spørsmål plasseres ekstra forespørsler direkte i mappestrukturen for å indikere behovet for spesifikk dokumentasjon.
Ekstra forespørsler kan opprettes enten direkte fra mappestrukturen eller via "Ekstra forespørsler"-fanen i Q&A-modulen. For å opprette en ekstra forespørsel må kjøperen velge en relevant mappe å plassere forespørselen i og angi et emne, en beskrivelse og en hastegrad. Hastegraden fungerer som et kommunikasjonsverktøy for å indikere om den manglende dokumentasjonen forsinker due diligence-prosessen.
Last updated